Was ist Data Lifecycle Management und warum ist es wichtig?

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Unternehmen verlassen sich auf das Data Lifecycle Management (DLM), um ihre Daten von der Erfassung bis zur Löschung strukturiert und organisiert zu halten. In diesem Leitfaden erfahren Sie mehr über den Prozess des Datenlebenszyklusverwaltung und darüber, wie es Ihrem Unternehmen helfen kann, effektiver zu arbeiten.

Was ist Data Lifecycle Management?

Alle Daten haben einen Lebenszyklus, der eine Reihe verschiedener Phasen umfasst. DLM ermöglicht es Unternehmen, ihre Daten in jeder Phase des Lebenszyklus zu kontrollieren und zu verwalten. 

Warum ist Data Lifecycle Management wichtig?

Das Sammeln von Daten hilft Unternehmen, mehr über ihre Kunden zu erfahren, eine Marketingstrategie zu entwickeln, den Kundenservice zu verbessern und die Unternehmensleistung zu verfolgen. Ein angemessenes DLM trägt dazu bei, dass Ihr Unternehmen schnell und einfach auf die richtigen Daten zugreifen und die Daten sicher speichern kann. 

Wer nutzt Data Lifecycle Management?

In Unternehmen werden Daten von verschiedenen Abteilungen erfasst und verwendet, z. B.:

• Buchhaltung

• Finanzen

• Geschäftsentwicklung

• Personalwesen

• Vertrieb

• Marketing

• Betrieb

In der Regel sind es jedoch IT-Fachleute, wie leitende Datenanalysten oder andere IT-Experten, die den Prozess des DLM überwachen.

Welche Ziele erreichen Unternehmen mit Data Lifecycle Management?

Mit dem Data Lifecycle Management werden drei wichtige Ziele für Unternehmen erreicht. Dazu gehören:

• Verfügbarkeit: DLM ermöglicht allen relevanten Benutzern den Zugriff auf die benötigten Daten.

• Integrität: DLM gewährleistet die Genauigkeit, Zuverlässigkeit und Konsistenz der Daten.

• Sicherheit: DLM gewährleistet den Schutz der Daten vor unbefugtem Zugriff oder Beschädigung.

5 Phasen des Data Lifecycle Managements 

Bei ordnungsgemäßer Verwaltung durchlaufen die Daten eine Reihe von Phasen, von der Erfassung bis zur Löschung. Je nach Unternehmen können sich diese Phasen leicht unterscheiden, aber die meisten Unternehmen folgen einer ähnlichen Struktur. Zu den fünf Hauptphasen des DLM gehören Erfassung, Speicherung und Pflege, Nutzung, Archivierung und Löschung.

1. Sammlung

Der Lebenszyklus der Daten beginnt mit der Erfassung (oder Erstellung). Ihr Unternehmen kann Daten auf verschiedene Weise erheben, z. B:

• Kundenbefragungen oder Fokusgruppen

• Online-Formulare oder Umfragen

• Online-Verfolgung des Nutzerverhaltens

• Überwachung sozialer Medien

• Überwachung von Websites

Unternehmen können auch Daten sammeln, indem sie sie von einem anderen Unternehmen erwerben.

2. Speicherung und Pflege

Die nächste Phase betrifft die Datenspeicherung und -pflege. Um Daten ordnungsgemäß zu speichern und zu pflegen, sollten Sie Verfahren einführen, die die Zuverlässigkeit gewährleisten, Redundanzen vermeiden und die Wiederherstellung im Notfall garantieren. Um die branchenüblichen oder staatlichen Sicherheitsvorschriften zu erfüllen, müssen die gespeicherten Daten möglicherweise verschlüsselt werden.

3. Nutzung

In dieser Phase legen Sie fest, wer die Daten zu welchen Zwecken nutzt und weitergibt. Sobald die Daten verfügbar und auffindbar sind, können die Benutzer für interne Aktivitäten wie den täglichen Geschäftsbetrieb auf die Daten zugreifen. Sie können auch Daten mit externen Dienstleistern für vertraglich vereinbarte Dienstleistungen wie Werbung, Marketing, Beratung und Finanzmanagement teilen. 

4. Archivierung 

Wenn Ihr Unternehmen die Daten nicht mehr täglich benötigt, möchten Sie sie vielleicht für einen späteren Zugriff archivieren. Vielleicht müssen Sie nicht sofort auf die Daten zugreifen, aber gesetzliche und behördliche Vorschriften verlangen, dass Sie sie aufbewahren. Bei der Datenarchivierung wird diese Art von Daten auf ein Offline-Speichermedium wie eine Festplatte verschoben. Ihr Unternehmen kann dann bei Bedarf darauf zugreifen und sie verwenden.

5. Löschung 

Sie sollten Daten löschen, die für Ihr Unternehmen keinen aktuellen oder zukünftigen Zweck mehr erfüllen. Das Löschen von Daten schafft Platz für neue, nützlichere Daten und spart die Kosten für die Datenspeicherung. 

Die folgenden Methoden ermöglichen eine automatische Löschung archivierter Daten:

• Zeitbasiert: Das System löscht archivierte Daten nach einem bestimmten Zeitraum, z. B. nach 12 Monaten.

• Volumenbasiert: Das System löscht archivierte Daten, wenn sie ein bestimmtes Volumen erreichen.

Was sind die Vorteile des Data Lifecycle Managements? 

Das DLM kann Ihrem Unternehmen verschiedene Vorteile bieten. Dazu gehören:

• Bessere Daten: Die Einhaltung der DLM-Richtlinien gewährleistet genauere und zuverlässigere Daten.

• Höhere Effizienz: Durch DLM wird die Qualität der Daten über den gesamten Lebenszyklus hinweg aufrechterhalten, wodurch Ihr Unternehmen effizienter arbeiten kann. 

• Prozessverbesserung: Wenn die Benutzer Daten leicht finden und darauf zugreifen können, treffen sie fundiertere Entscheidungen und können bei Konflikten besser reagieren. 

• Verbesserter Kundenservice: DLM ermöglicht es den Nutzern, das Beste aus den Daten herauszuholen, was den Kundenservice verbessern und den Umsatz steigern kann. 

• Höhere Sicherheit: Die Einrichtung von Protokollen für die Nutzung, gemeinsame Nutzung und Speicherung von Daten erhöht die Sicherheit und verringert das Risiko von Missbrauch und unbefugtem Zugriff. 

• Geringere Redundanz: DLM senkt das Risiko doppelter Daten und spart so Speicherplatz.

• Einhaltung von Vorschriften: Richtlinien, die in Übereinstimmung mit DLM festgelegt werden, können Ihrem Unternehmen helfen, Datenschutzvorschriften einzuhalten.

5 Best Practices für das Data Lifecycle Management

Datenbenutzer müssen das Gefühl haben, dass die Informationen, auf die sie zugreifen, aktuell und zuverlässig sind. Ihr Unternehmen kann verlässliche, zeitnahe Daten gewährleisten, indem es gute DLM-Praktiken einführt. Beachten Sie fünf Best Practices für DLM:

1. Richten Sie ein zentrales Datenmanagementsystem ein, das alle Daten importiert, speichert und verwaltet.

Ein zentralisiertes System erleichtert die Datenumwandlung, bietet mehr Sicherheit, eine bessere Verwaltung des Benutzerzugriffs und der gemeinsamen Nutzung sowie gute Backup-Verfahren für den Fall eines Serverausfalls. 

2. Erstellen Sie einen Plan zur Datenspeicherung, der für Ihr Unternehmen geeignet ist.

Überlegen Sie, wie Sie Ihre Daten aufbewahren und sichern wollen, wie groß und umfangreich Ihr Unternehmen ist und welche Speichermöglichkeiten es gibt:

• Desktop-Computer

• Laptops

• Netzlaufwerke

• Externe Festplattenlaufwerke

• Flash-Laufwerke

• Cloud-Speicher

• Optischer Speicher

3. Sollten Sie die Installation eines Big-Data-Systems mit den neuesten Sicherheitsfunktionen in Betracht ziehen.

Um ein Höchstmaß an Sicherheit in Ihrem Unternehmen zu gewährleisten. Vergewissern Sie sich, dass Ihr Unternehmen die örtlichen Datenschutzvorschriften einhält, und erstellen Sie einen Sicherheitsplan für den Fall einer Datenverletzung. 

4. Definieren Sie die Zugänglichkeit von Daten in Ihrem Unternehmen klarer.

Um sicherzustellen, dass der richtige Benutzer die richtigen Daten erhält, sollten Sie eine Richtlinie einführen, die den Zugang zu den Daten entsprechend der Position des Benutzers im Unternehmen regelt. 

5. Pflegen Sie hochwertige Daten mit ein paar einfachen Praktiken.

Identifizieren Sie durch sorgfältige Prüfung fehlende oder ungenaue Daten, bereinigen Sie Daten, um Redundanzen zu beseitigen, und standardisieren Sie Daten für bessere Kompatibilität und einfachere Nutzung.

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